پاورپوینت بهتر است یا ورد؟
پاورپوینت چیست و چرا باید از آن استفاده کنیم؟ (ابزار قدرتمند انتقال پیام!)
وقتی نرم افزاری مثل پاورپوینت وجود دارد که یادگیری را آسان‌تر و جذاب‌تر کرده و نحوه انتقال پیام به مخاطبین را بسیار گیراتر می‌کند، ما هم باید آموزش پاورپوینت را در برنامه‌مان قرار دهیم. شاید باورش برای شما سخت و دشوار باشد، اما بیش از ۳۰ سال از انتشار نسخه اولیه نرم افزار پاورپوینت می‌گذرد و همچنان یکی از محبوب‌ترین نرم افزارهای ارائه محتواست. در این نوشته با مرکز آموزش هرمس همراه شوید تا از پاورپوینت و رازهای آن و مزایای مدرک icdl بگوییم.
داستان پاورپوینت اصلاً از کجا شروع شد؟
داستان پاورپوینت بر می‌گردد به دهه‌های پیش! زمانی که ممکن است به یاد داشته باشید که سخنران‌های بسیار حرفه‌ای از دستگاه اسلاید استفاده می‌کردند و اسلاید‌های رنگی و 35 میلیمتری خود را در دستگاه می‌گذاشتند و تصاویری را به نمایشش می‌گذاشتند و یک اپراتور (مسئول فنی سالن) معمولاً گوش به زنگ بود تا سخنران بگوید: اسلاید بعدی لطفاً…
با رشد تکنولوژی، شرایط به گونه‌ای شد که دیگر در هرجایی یک دیتا پروژکتور و کامپیوتر متصل به آن موجود بود، شرکت ماکروسافت در بسته نرم‌افزار آفیس خود نرم‌افزار پاورپوینت را ارائه کرد تا بتوانیم از اسلاید‌ها به صورت دیجیتال استفاده کنیم! و از آنجایی که در هر کامپیوتری نیز نرم‌افزار پاورپوینت موجود و این دسترسی بسیار ساده و شاید کمی افراطی باعث شد که بسیاری از افراد غیر حرفه‌ای بدون یادگیری و اصول خاصی و به استفاده از پاورپوینت بپردازند.
به بیان دیگر، در گذشته های خیلی دور سخنرانان حرفه ای از دستگاه اسلاید که تصاویر را به نمایش می گذاشت در سخنرانی های خود استفاده می کردند. ولی حتما لازم بود که یک نفر ( اپراتور ) گوش به فرمان باشد که وقتی سخنران می گوید اسلاید بعدی، اسلاید را عوض کند. بعد ها با رشد تکنولوژی و در دست رس بود کامپیوتر شرکت ماکروسافت آمد به مجموعه آفیس خود پاورپوینت را اضافه کرد تا اسلاید ها به صورت دیجیتال استفاده شوند.
برنامه پاورپوینت، مهارت ششم از مهارت‌های هفتگانه کامپیوتر ICDL و یکی از نرم‌افزارهای بسته نرم‌افزاری Microsoft Office محصول شرکت بزرگ مایکروسافت است. همانطور که از اسم مجموعه نرم‌افزاری Microsoft Office برمی‌آید، این مجموعه یک مجموعه اداری بوده و از همین رو، همانطور که شما می‌دانید آموزش ورد و پاورپوینت نیز با توجه به کاربردهای آن در محیط کار یکی از نرم‌افزارهای با قابلیت اداری است…
پاورپوینت قرار است دقیقاً چه کاری انجام دهد؟
برای پاسخ به این سوال که اصلاً پاورپوینت قرار است چه کاری انجام دهد، یا این که اصلاً چرا از پاورپوینت استفاده می‌کنیم، شاید لازم باشد کمی در مورد یادگیری چند رسانه‌ای (MultiMedia Learning) بیشتر بدانیم و برای آموزش چندرسانه‌ای چه کسی بهتر از Richard E. Mayer ریچارد مِیر (یا به قولی ایرانی‌ها ریچارد مایر) است؟
یادگیری چند رسانه‌ای چیست؟
دکتر ریچارد میر، متولد سال 1947 و یک روانشناس تربیتی (educational psychologist) امریکایی و استاد روانشناسی در دانشگاه کالیفرنیا است است. او در سال 1973 دکترای روانشناسی از دانشگاه میشیگان دریافت کرده است، و به عنوان استادیار روانشناسی از سال 1973 تا 1975 در دانشگاه ایندیانا خدمت می‌کرد. او رییس بخش روانشناسی تربیتی انجمن روانشناسی آمریکاست که نظریات و اصول جالبی در مورد موضوعاتی همچون شناخت و یادگیری شناختی (Cognitive Learning) ارائه کرده است.
یکی از اصلی‌ترین دلایل معروفیت دکتر مِیِر این است که او همواره بر روی یادگیری چند رسانه‌ای تأکید داشته و اصول بسیار جالبی در این رابطه ارائه داده است. دکتر میر از سال 1991 تا 2001 در زمینه روانشناسی تربیتی دارای بیشترین تألیفات در دنیا بوده (23 عنوان کتاب) و آنچه باعث شده در این نوشته بخواهیم در موردش صحبت کنیم، کتاب بسیار معروف او با عنوان Multimedia Learning است که توسط دانشگاه کمبریج منتشر شده است. او در کتاب خود 14 اصل یادگیری را مطرح می‌کند که مطمئناً در نوشته‌های بعدی مربوط به بحث یادگیری به این موضوع خواهیم پرداخت.
اولین اصل او، اصل چند رسانه‌ای (Multimedia Principle) است که اشاره می‌کند:
یادگیرنده زمانی که از تصاویر و کلمات به صورت همزمان استفاده می‌شود بسیار بهتر از زمانی که فقط از کلمات استفاده می‌شود یاد خواهد گرفت.
پس بدون شک همینجا این موضوع مشص شده که اصلی‌ترین کاربرد پاورپوینت این است که از تصاویر هنگام ارائه خود استفاده کنیم تا یادگیری خیلی بهتر انجام شود.
چرا باید درست کردن پاورپوینت را یاد بگیریم؟
پاورپوینت یکی از نرم‌افزارهای ارائه مطلب محبوب است که در سخنرانی‌ها ، کنفرانس‌ها ، کلاس‌های آموزشی مورد استفاده قرار می‌گیرد. همه ما می‌دانیم که اگر در یادگیری به طور همزمان از تصویر و کلمات استفاده شود آن مطلب بهتر در ذهن می ماند. در واقع در ذهن هک می شود. استفاده هم زمان از تصاویر و کلمات هم باعث می شود مخاطب هم مطلب را خوب یادبگیرد و هم بعدها خوب به خاطر بیاورد. اگر می‌خواهید مطالب و گفته های خود را برای مخاطب خوب جابندازید حتما از پاورپوینت استفاده کنید. برای اینکه مطالب و گفته شما گیراتر باشد در درست کردن پاورپوینت باید به یک سری نکات توجه کنید که در ادامه می خوانید:
حتما باید سخنران،دانشجو یا آموزش دهنده باشیم تا پاورپوینت را یاد بگیریم؟
این نرم‌افزار فقط مختص به سخنران، دانشجو، دانش آموز و یا مدرس ها نیست بلکه تمام کسانی که به کامپیوتر علاقه دارند و دوست دارند برای خود کسب درآمد کنند یادگیری این نرم‌افزار لازم و ضروری است.. شما با یادگیری پاورپوینت می‌توانید برای خود کسب درآمد کنید. در خانه بنشینید پروژه تحویل بگیرید (دورکاری) و کسب درآمد کنید. یا به راحتی در کافی‌نت‌ها کارپیدا کنید. با تسلط به امور کامپیوتری و مهارت‌های هفتگانه ( ICDL) می‌توانید برای خودتان خدمات کامپیوتری تاسیس کنید.
چند نکته کاربردی در مورد پاورپوینت!!
انتخاب قالب مناسب در طراحی اسلاید باعث جلب توجه کاربران به ارائه مطالب شما در پاورپوینت می‌شود.
سعی کنید از فونت‌های پیش‌فرض مانند (Arial Calibri, Tahoma, Cambria,) استفاده نکنید و تنوع در کار خود ایجاد کنید.
افراد حرفه‌ای، به جز موارد بسیار معدود، صدایی در اسلایدهایشان نمی‌گذارند. قرار دادن موسیقی در پس زمینه کار اشتباهی است، زیرا باعث می‌شود مخاطب به متن اسلاید توجهی نکند.
در بعضی از نسخه‌های پاورپوینت سایه‌گذاری شکل‌ها به صورت خودکار انجام می‌شود، اگر این جلوه‌ها ضروری نیست، از آن ها استفاده نکنید.
از افکت‌های زیاد انیمیشنی بپرهیزید. این موضوع به مخاطب برمی‌گردد.
اگر مخاطب کم سن و سال باشد از صفحات و نوشتارهای چرخشی لذت میبرد و اگر این اتفاق در مطالب علمی و فنی بیافتد نشان می‌دهد در طراحی پاورپوینت حرفه‌ای نیستید.
آیا جایگزنی برای پاورپوینت وجود دارد؟
سوال بسیار خوبی است که آیا اصلاً بهترین نرم‌افزار برای بهره‌گیری از اصل چندرسانه‌ای پاورپوینت است؟
ما نرم‌افزارهای ارائه مطلب دیگری همچون گوگل اسلاید شو، پرزی (Prezi) کی‌نوت (Keynote) زوهو و … را داریم اما 95 درصد سهم نرم‌افزارهای ارائه مطلب در دنیا متعلق به پاورپوینت است.
از آنجایی که فرق زیادی بین پاورپوینت و گوگل اسلاید شو وجود ندارد، نرم‌افزار پرزی از فونت فارسی پشتیبانی نمی‌کند (هرچند با همین شرایط 2 ارائه از باشگاه سخنرانی برج میلاد را با پرزی انجام دادم) و Keynote مخصوص سیستم عامل مک است، بدونن شک پاورپوینت گزینه بسیار مهمی است و شاید اگر بدانیم پاورپوینت واقعاً چقدر قدرتمند است و ما از چقدر از توانمندی‌های آن استفادهه می‌کنیم زیاد نگران نرم‌افزار دیگری نیستیم.
مقایسه پرزی با پاورپوینت!
حال یک مقایسه ساده بین پرزی و پاورپوینت انجام می‌دهیم:
پاورپوینت نسبت به پرزی نرم افزار شناخته‌شده‌تری است و تخمین زده می‌شود که 95 درصد پرزنتیشن‌‌ها و ارائه‌ها در دنیا با آن ساخته می‌شوند. این نرم افزار موقعی مناسب است که بخواهید یک داستان خطی تعریف کنید: از نقطه 1 داستان را شروع کنید و پس از طی کردن یک سری اتفاق‌ها و اوج داستان به نقطه 2 برسید. پرزی در مقایسه با پاورپوینت روایتی غیرخطی را پیش می‌گیرد. روایتی که در آن می‌توانید با حرکات متناوب و اضافه کردن صدا، تصویر و ویدیو یک نمایش تمام عیار و پویا را برای مخاطبان تدارک ببینید.
با این حال استفاده از نرم افزار پرزی هم دردسرهای خاص خودش را دارد. به عنوان مثال در پرزی نمی‌توانید مانند پاورپوینت 2019 از دیاگرام‌هایی مانند فلوچارت و تایملاین استفاده کنید یا نمودار بسازید. در صورتی که نیاز به استفاده از نمودار در پرزی داشته باشید، باید آن را جداگانه در پاورپوینت بسازید و سپس به پرزی منتقل کنید.
در کل بهتر است زمانی از نرم افزار پرزی استفاده کنید که مایل هستید حواس مخاطب به روند پیش رفتن داستان و اجزایی به جز نوشته جلب شود. به عنوان مثال اگر بخواهید ارائه‌ای درباره حفاظت از محیط زیست داشته باشید، یک تم درختی یا طبیعت پرزی می‌تواند بسیار به شما کمک کند تا اجزای مختلف یک اکوسیستم را مورد بررسی قرار دهید. همچنین دقت داشته باشید که از امکانات انیمیشن سازی نرم افزار پرزی به صورت بهینه استفاده کنید! حرکات بیش از حد، زوم کردن‌ها و … می‌تواند به جای جلب توجه مخاطب او را گیج و آشفته کند!
به طور خلاصه می‌توان گفت پرزی نرم افزاری برای گزارش نویسی و ارائه به صورت غیرخطی است. در واقع با پرزی می‌توانید ساختاری درختی یا سایر ساختارها را برای گزارشات خود پیاده کنید. در مقایسه پرزی و پاورپوینت متوجه شدیم امکانات پرزی و انعطاف پذیری آن نسبت به پاورپوینت بیشتر است. در نتیجه گزارش شما جالبتر شده و مخاطبان را جذب خواهد کرد.